İnsanlara e-posta gönderirken hata yapmak kolaydır - ancak bu altın etkili e-posta iletişim kurallarına uyarsanız olmaz.
Her gün e-posta gönderiyor ve alıyoruz. Yine de, tam olarak "geri alamayacağımız" utanç verici hatalar yapıyoruz.
Bunu akılda tutarak, insanlara e-posta gönderirken bilmeniz gereken birkaç temel kuralı derledik. Zahmetsizce daha iyi e-postalar yazmak için bu basit kuralları izleyin.
1. Selamlamaları ve İmzaları Yeniden Düşünün
“Umarım harika bir hafta geçiriyorsunuzdur!” eskiden bir e-posta başlatmak için harika bir yoldu. Artık değil! Hayatın ne kadar belirsiz olduğu düşünüldüğünde, bu durum dikkatsiz ve aşırı mesafeli görünebilir.
Öyleyse neden basit ve orijinal tutmuyorsunuz? "Güvende Kalın", "Kendinize İyi Bakın" veya "Saygılarımızla" gibi imzaları alın. Selamlamalara gelince, “Umarım her şey yolundadır” veya “Umarım siz ve sevdikleriniz güvendesinizdir” iyi bir başlangıç noktası olabilir.
2. Net Bir Konu Satırı Ekleyin
Bu e-posta kuralı, e-postanın kendisi kadar eskidir. Bunun nedeni, insanların genellikle konu satırına göre bir e-posta açıp açmayacaklarına karar vermeleridir.
Tüm çalışmalarımız artık çevrimiçiyken, neyin önemli olduğunu öncelik sırasına koyma ve neyin önemli olmadığını görmezden gelme ihtiyacı çok önemlidir. Bu nedenle, konu satırını hala boş bırakıyorsanız, e-postanızın dikkate alınmama ihtimali vardır.
İdeal konu satırında 10'dan az kelime var. Endişelerinizi gideren ve e-postanın ne hakkında olduğunu bildiren birini seçin. "Havacılık Projesi Teklifi", "Yeniden Planlanan Toplantı" veya "Sunumunuzla İlgili Hızlı Sorular", ipucu alabileceğiniz bazı iyi konu satırı örnekleridir.
3. Profesyonel İmza Kullanın
Tüm kişisel cihazlarınızda e-postaları yanıtlamak için kullandığınız önceden belirlenmiş bir imza bloğuna sahip olun. Adınız, şirket unvanınız ve iletişim bilgileriniz olmalıdır.
Bu, alıcınıza kim olduğunuz ve ihtiyaç duyulduğunda sizinle nasıl iletişim kuracağı konusunda iyi bir fikir verir. Profesyonel imzanızın yazı tipi ve boyutu söz konusu olduğunda, e-postanın geri kalanıyla aynı olduğundan emin olun.
Ayrıca, e-postalarınızı güvenle sonlandırın, ancak sözler veya kişisel ayrıntılarla aşırıya kaçmayın.
4. Sanal Olarak İlk Kez Buluşuyorsanız Kendinizi Tanıtın
Hepimiz tanışmadığımız birine e-posta göndermek zorunda kaldığımız durumlarla karşılaştık. Bir yabancıdan e-posta almak garip olabilir. Ve bu onu hafifçe koyuyor.
Bu nedenle, kendinizi e-posta alıcısına tanıtmak için bir dakikanızı ayırın. Bağlam önemlidir ve ilk izlenimler hala önemlidir. Bu nedenle, “Merhaba! Ben Multiseon Pvt'den Tracy. Ltd ve elektronik ürünlerimizi satın almakla ilgilendiğinizi belirttiğiniz için e-posta gönderiyorum”.
Veya birisiyle e-posta yoluyla tanıştırılırken, onlara e-tanışmanın ne kadar güzel olduğunu söyleyen bir satır da bırakabilirsiniz.
5. Şefkatli E-postalar Yazın
Bunun önemini vurgulayamayız. Hayat zor. Her şeyden önce, büyük ölçüde belirsizdir.
Son teslim tarihini kaçırdılar mı? Planlanan Google Meet'a gelmediler mi? Sert bir e-posta göndermeden önce, durun ve iyice düşünün. Ya tıbbi bir acil durum olursa?
Bu nedenle, şefkatli olun ve onlarla her şeyin yolunda olup olmadığını sorun. "Bugün toplantıda seni özledik" gibi bir e-posta. Sadece her şeyin yolunda olduğunu görmek için kontrol edin.” zamana direnen ilişkiler kurabilir.
6. Yapabildiğiniz Zaman Ekleri Sıkıştırın/Yeniden Boyutlandırın ve Adlandırın
Bu e-posta kuralı hakkında fazla konuşmuyoruz çünkü büyük ekler gönderirken otomatik olarak alıcımızın yeterli alana sahip olduğunu varsayıyoruz. Büyük dosyaların indirilmesi daha fazla zaman alır ve kısa sürede can sıkıcı hale gelebilir.
Bu nedenle, bunları sıkıştırmaya veya yeniden boyutlandırmaya özen gösterin. Aynı anda çok fazla dosya paylaşıyorsanız, eklerin ne işe yaradığını söyleyen kibar bir not eklemek iyi bir uygulamadır.
Ayrıca, eklerinizi göndermeden önce adlandırın. CV'nizi gönderiyor musunuz? Dosyayı Tracy_Mackenzie_CV olarak yeniden adlandırın ve sağ ayaktan başlayın.
7. E-postayı Başka Bir Anlık Mesajlaşma Uygulaması Olarak Kullanmayın
Hepimizin anlık mesajlaşmayı sevmemizin nedeni, anında olmasıdır.
Ancak ikisini karıştırıp e-postayı anlık mesajlaşmanın yerine kullandığınızda, can sıkıcı ve profesyonel olmama riskiniz vardır.
Bu nedenle, ne zaman bir e-posta göndereceğinizi ve ne zaman başka bir e-posta ile takip edeceğinizi bilmelisiniz. Etmeyin çok fazla takip e-posta gönderme hatasına düşer onlar evden çalışıyor olabilir çünkü. Bir e-postayı kontrol etmelerini istemek için birini aramayın.
Acilse, başka bir iletişim modu kullanın.
8. İyileşmek İçin Mizahı Kullanın, Ama Az Kullanın
Birçoğu bu olağanüstü zamanlarda ruh halini hafifletmek için mizahı kullanıyor olsa da, e-postalarda mizah kullanmanın sorunu geri tepebilmesidir.
Bir e-postada mizah kullanmak istiyorsanız, bunu yalnızca kişiyi iyi tanıyorsanız yapın. Birisi ciddi bir durumdaysa saygısız veya kaba görünmek istemezsiniz. Ayrıca kulağa komik gelen şeyler komik gelmeyebilir.
Bilgeye söz: Şüpheniz varsa, onu dışarıda bırakmak en iyisidir.
Ofis Dışında Yanıtlar Belirleyin ve İş-Yaşam Dengenizi İyileştirin
Bu günlerde insanlara e-posta gönderirken, saatlere de dikkat etmelisiniz. Evden çalışma yaşam tarzlarının çekiş kazanmasıyla, iş ve kişisel yaşamlarımız arasındaki sınırlar bulanıklaştı. Ofis dışında yanıtlar, birinin toplantı için uygun olup olmadığını veya bir e-postaya yanıt verdiğini anlamayı kolaylaştırır.
E-posta istemcinizin ayarlarına bakın ve uzaktayken veya masanızda değilken otomatik yanıtlayıcıları yapılandırın. Örneğin, Gmail buna Tatil Yanıtlayıcısı adını verirken, Microsoft Outlook İşyeri Dışında Yanıtlarını kullanır.
Etkili e-posta yazmanın bu altın kurallarının ve doğru e-posta alışkanlıklarının zamandan tasarruf etmenize ve doğru yanıtları oluşturmanıza yardımcı olacağını umuyoruz.
