"O raporu bana en kısa zamanda getir!" Temel Microsoft Excel ve Word hileleri seti, bu görevi daha az stresli hale getirebilir ve kısa sürede şık bir rapor hazırlamanıza yardımcı olabilir.
İşinize bağlı olarak, belirli bir Office becerileri setinde zaten ustalaşmış olmanız ihtimali vardır. Bir muhasebeci olarak, Microsoft Excel'in finansal işlevlerini kullanma konusunda bilgili olabilirsiniz. Yönetimdeyseniz, Microsoft PowerPoint ile profesyonel sunumları bir araya getirme konusunda uzman olabilirsiniz.
Bu işe özgü şeylerin yanı sıra, neredeyse herkesin bir ofis işine girerken bir dizi temel MS Office becerisini bilmesi gerekir. Eviniz bir hücreyse ve bilgileri analiz etmeniz, ara sıra sunumlar yapmanız veya kısa raporlar yazmanız bekleniyorsa, bu ipuçlarının her zaman arka cebinizde olduğundan emin olmak isteyeceksiniz.
Microsoft Excel Becerileri
Excel, aralarında en çok yönlü Microsoft Office ürünlerinden biri olduğu için öncelikle tartışılmalıdır. Neredeyse dünyadaki her mesleğin Excel'i kullanması gerekir.
Bilgi ve verileri organize etmek ve daha iyi anlamak, Microsoft Excel'in ne için olduğunun merkezinde yer alır ve bunu daha hızlı yapabilmek, işinizi daha hızlı yapmanızı da sağlayacaktır.
1. Otomatik Doldurmayı Kullanın
Excel'de veri doldurmanın iki yöntemiyle muazzam miktarda zaman kazanabilirsiniz. Beceri #1 otomatik doldurma özelliğidir—sütunlarda ve satırlarda numaralandırılmış verileri doldurma. Bu Excel özelliği, her hücreyi düzenlemeniz gerekmediğinden, çalışırken size çok zaman kazandıracak.
Bunu kullanmak için, bir sayı ile biten ilk hücreye herhangi bir şey yazmanız yeterlidir.
Hücrenin sağ alt köşesini tıklayıp basılı tutun ve fareyi sütunun aşağısına sürükleyin. Sağdaki sayının her hücre için otomatik olarak artacağını fark edeceksiniz.
2. Formüller için Otomatik Doldurma'yı kullanın
2 numaralı beceri, formüller için otomatik doldurmayı kullanmaktır. Her sütunun altına bir işlev yazarsanız - örneğin o sütundaki tüm değerlerin ortalamasını alırsanız - aynı hesaplamayı diğer sütunların altında da yapmak için bu aynı otomatik doldurma özelliğini kullanabilirsiniz.
Bunu da aynı şekilde yapıyorsun. Formülü az önce yazdığınız hücrenin sağ alt köşesini tıklayıp basılı tutun ve ardından sağındaki diğer sütunlar boyunca sürükleyin.
Fareyi bıraktığınızda, tüm bu sütun hesaplamaları sağ sütun harfi için otomatik olarak düzeltilecektir. Temelde her sütun için aynı formülü birkaç saniyede uyguladınız ve başka bir tuşa basmanız bile gerekmedi.
3. Özet Tablo Aracıyla Verileri Kolayca Yönetin
Kendinize çok büyük bir analiz süresinden tasarruf etmek istiyorsanız, Excel'de gerçekten öğrenmeniz gereken üçüncü beceri, PivotTable adlı bir araçtır . PivotTable'a Ekle menüsünden erişilebilir . PivotTable simgesini aramanız yeterlidir .
Tüm bir veri tablosunu (başlıklar dahil) vurguladıktan sonra bu simgeye tıklarsanız, PivotTable aracı bu verileri analiz eder ve bu verileri çeşitli şekillerde değiştirebileceğiniz yeni bir sayfaya getirmenize olanak tanır.
PivotTable aracı, analiz etmek istediğiniz veri sütunlarını seçmenize ve ardından verileri nasıl işlemek istediğinizi seçmenize olanak tanır. Basitçe hepsini eklemek mi? Ortalama mı? Standart sapmayı hesaplayın?
PivotTable'ı kullanmak muazzam bir zaman tasarrufu sağlar. Aynı şeyleri standart bir Excel sayfasında gerçekleştirmek için her türlü işlevi ve verileri yeniden biçimlendirmeyi gerektirir. PivotTable'lar işi otomatik olarak yaparken siz sonuçları incelemek için daha fazla zaman harcayabilirsiniz.
Microsoft Kelime Becerileri
En sık kullanılan Microsoft Office ürünlerinden biri, örneğin yönetime raporlar yazmak veya önemli iş mektupları ve diğer yazışmaları yazmak için Microsoft Word'dür. Bu yaygın kullanımlar göz önüne alındığında, bu MS Office ürününde, her hücre kullanıcısının bilmesi gereken başlık işleme, sayfa düzeni ve biçimlendirme gibi iki beceriyi belirlemek kolaydır.
4. Başlıkları Biçimlendir ve Yeniden Kullan
Başlıkların önemli olmasının nedeni, doldurmanız gereken bir mektup veya belirli bir rapor türü gibi bir şey için iyi bir başlık tasarımına sahip olduğunuzda, o başlığı bir daha tasarlamak veya oluşturmak zorunda kalmamanızdır.
Bir belgeyi ihtiyacınız olan tüm başlık biçimlendirmeleriyle kaydedebilir ve aynı belgeyi bir sonraki oluşturduğunuzda tüm bu çabadan tasarruf edebilirsiniz. Başlıklar, Ekle menüsüne tıklanarak ve Başlık simgesi seçilerek biçimlendirilebilir .
Başlık düzenleme menüsünü inceledikten sonra, başlıkların ne kadar çok yönlü ve kullanışlı olabileceğini göreceksiniz. Başlıkları çift ve tek sayfalar arasında iki tasarım arasında otomatik olarak değiştirebilir ve hatta belgenizi bölümlere ayırabilir ve her bölüme kendi benzersiz başlığını verebilirsiniz.
Bu esneklik, işiniz için yazmanız gereken çeşitli belgeler için belgelerin tüm tekrar bölümlerini otomatikleştirmenize olanak tanıyarak çok büyük bir zaman tasarrufu sağlar.
Başlıkları bu şekilde kullanmanın bir başka avantajı da, belgedeki bu başlıkların herhangi bir bölümünü değiştirmek isterseniz, tek yapmanız gereken başlık stilinde değişikliği tek bir yerde yapmak ve değişikliğin otomatik olarak kopyalanmasıdır. tüm belge. Başlık olmadan, bu değişikliği her sayfada manuel olarak yapmanız gerekir.
5. Sayfa Düzenini Yönetin
Her ofis çalışanının bilmesi gereken bir sonraki Microsoft Word becerisi, herhangi bir belgenin sayfa biçimini nasıl ayarlayacağınız ve önizleyeceğinizdir. Bunu nasıl yapacağınızı anlamak, sayfa kenar boşluğu boyutu (birçok kişinin nasıl değiştirileceğine dair hiçbir fikri olmayan) gibi şeyler için varsayılan ayarlara takılıp kalmak yerine, bir belgenin istediğiniz gibi görünmesini sağlama esnekliği sağlar.
Sayfa düzenini biçimlendirmeyi öğrenmeniz gereken araçlardan birkaçı Ekle menüsündedir. Sayfa numaralandırmayı sizin için otomatikleştirecek ve yönetecek Sayfa Numarası aracı gibi şeyler .
İhtiyacınız olan sayfa biçimlendirme seçeneklerinin çoğu aslında uygun şekilde adlandırılmış Düzen menüsündedir. Şirketiniz için bir haber bülteni yazıyorsanız, bunu yapmak için burada bulunan Sütunlar aracını kullanabilecekken, sayfanın bölümlerine biçimlendirmeyi manuel olarak yapmaya çalışmakla neden uğraşasınız ki?
Ve çoğu insanın nasıl değiştirileceğini öğrenmek için yerel BT teknisyeni olarak adlandırdığı sayfanın etrafındaki o gizemli kenar boşluğu? Arama zahmetine girme. Gönderen Tasarım menüsünde, sadece tıklayın Sayfa Sınırlar , simgesine gidin Sayfa Sınır sekmesi ve tıklayın Seçenekler .
Burada üst, alt, sol ve sağ sayfa kenar boşluklarını ayarlayabilirsiniz. Bu arada, bu Kenarlıklar ve Gölgelendirme menüsünde, sayfanın herhangi bir tarafına kenar çizgileri yerleştirmek, belgenin yalnızca bölümlerine uygulamak ve çok daha fazlası gibi yapabileceğiniz diğer tüm harika şeylere göz atın .
Artık Stresli Görevler Yok
İşiniz ne olursa olsun, iyi görünümlü bir belgeyi veya elektronik tabloyu hızlı bir şekilde bir araya getirmeniz gerekebileceğinden, minimum bir Word ve Excel beceri setine ihtiyacınız vardır. Ve bunu çok fazla zaman kaybetmeden yapmalısınız.
Neyse ki listemiz size ofiste başarılı olmanız için gereken bazı temel Word ve Excel becerilerini gösterecek.
