E-postaların zamanınızı yemesine izin vermeyin. E-postaları verimli hale getirmek için yapışkan notları nasıl kullanabileceğiniz aşağıda açıklanmıştır.
E-postaları kontrol etmek çoğu profesyonelin günlük çalışma rutininin bir parçasıdır. Bu nedenle, bu süreci hızlandırmanın ve biraz daha az stresli hale getirmenin yollarını bulmakta fayda var.
Hayatınızı kolaylaştırmanın bir yolu, Outlook e-posta hesabınızda Microsoft Yapışkan Notlar'ı kullanmaktır. Nasıl olduğunu öğrenelim.
Outlook'ta Microsoft Yapışkan Notları Kullanmaya Başlayın
Adobe'nin 2018 anketine göre , Amerikalılar e-postalara günde yaklaşık 3,1 saat harcıyor. Böylece, e-posta yazışmalarınızı hızlandırmak için Outlook'taki yerleşik çubuk notları bu şekilde kullanabilirsiniz.
Adından da anlaşılacağı gibi, çeşitli amaçlarla kullanabileceğiniz bir not alma uygulamasıdır. Ancak üzerinde not almaya başlamadan önce, onu ayarlamanız gerekir.
Bunun yalnızca Windows 10 ve 11 için çalıştığını bilmek önemlidir. Başlamak için:
Yapışkan Notlar uygulamasını Microsoft mağazasından indirin.
Microsoft hesabınızla Yapışkan Notlar uygulamasında oturum açın.
Outlook hesabınızda oturum açın.
Sol taraftaki menüde verilen Notlar seçeneğini seçin.
Bir tane oluşturmak için Yeni Not'a tıklayın .
Düzenlemek için mevcut nota çift tıklayın.
Belirli bir notun rengini silmek veya değiştirmek için üç noktayı tıklayın .
Burada oluşturduğunuz tüm notlar, Microsoft Store'dan indirdiğiniz Yapışkan Notlar uygulamasıyla senkronize edilecektir. Ayrıca, bu notlara mobil cihazlarınızdan (Android veya iPhone) erişmek için Microsoft OneNote'u indirmeniz gerekir. Uygulamayı kurduktan sonra, notlar orada da otomatik olarak senkronize edilir.
Bu şekilde, onlara istediğiniz zaman ve istediğiniz yerden erişebilirsiniz.
Ayarladıktan sonra, farklı amaçlar için kullanmaya başlayabilirsiniz. Bunu kullanmanın bazı yaratıcı yolları aşağıda listelenmiştir.
İndirin: Windows için Yapışkan Notlar (Ücretsiz)
İndirin: Android için Microsoft OneNote | iOS (Ücretsiz)
Zamandan Tasarruf Etmek İçin Not Alın
Bu uygulamayla yapabileceğiniz ilk ve en basit şey, toplantılar, e-postalar, bir e-postaya eklenmesi gereken önemli şeyler ve daha fazlası için onunla not almaktır.
Ek olarak, e-postalarda sık sık uzun geri bildirim alıyorsanız ve projenizi göndermeden önce her şeyi ele alıp almadığınızı kontrol etmek için genellikle ileri geri gidiyorsanız, Yapışkan Notlar size bu ekstra zaman ve emekten tasarruf sağlayabilir. Bu yorumları Yapışkan Notlarınıza madde işareti şeklinde eklemek, bu güçlükten kaçınmanın harika bir yolu olabilir.
Ayrıca, işinizi geliştirmek için aldığınız geri bildirimleri takip etmek için bu notları da kullanabilirsiniz. Örneğin, gönderilen projelerin her biri için tüm e-posta dizilerini en sonunda gözden geçirmeniz mümkün olmayabilir.
Bu nedenle, her ödevin tamamlanmasıyla ilgili aldığınız geri bildirimi birkaç satırda özetleyin ve bunları yapışkan notlarınıza ekleyin. Ayın sonunda, üzerinde çalışmanız gereken veya halihazırda geliştirmeniz gereken şeylerin tam bir listesine sahip olacaksınız.
Ayrıca, haftalık olarak gönderdiğiniz e-postalar için, alıcının adı ve e-posta adresi ve e-postanın amacı gibi diğer bilgilerle birlikte notlar da tutabilirsiniz. Göndermeyi bitirdiğinizde listenin üstünü çizin. Gelen kutunuzun kontrolünü elinize almanıza önemli ölçüde yardımcı olabilir .
Hatırlatıcı Ekle
Bugün yapmanız gereken ve takviminize eklemekle uğraşmak istemediğiniz küçük şeylerin hatırlatıcılarını eklemek için Yapışkan Notlar'ı kullanın.
Ayrıca bugün göndermeniz gereken e-postalar, takipler, görüşmeler veya katılmanız gereken toplantılar hakkında hatırlatıcılar ayarlayabilirsiniz.
E-postalara Daha Hızlı Yanıt Verin
Çoğu insan bir e-postaya nasıl yanıt vereceğini düşünerek saatler olmasa da dakikalar harcar. Genellikle zamanımızın büyük bir bölümünü tüketir.
Yapışkan Notlar, farklı e-posta türlerine yanıt vermek için kullanabileceğiniz hızlı tek satırlık satırlar eklemek için mükemmel bir yerdir. Tek yapmanız gereken metni buradan kopyalayıp yapıştırmak.
Düzenli olarak farklı biçimlerde benzer sorgular alıyorsanız, bu özellikle doğrudur. Onlar için kullanmak üzere bir şablon oluşturabilir ve ayrıntıları gerektiği gibi değiştirebilirsiniz.
Farklı Amaçlar İçin Şablonlar Oluşturun
Sorulara yanıt vermenin yanı sıra, birçok başka durum için e-posta yazmamız gerekiyor. Nihai sonucun profesyonel olmasını sağlamak için her seferinde aynı düşünme sürecinden geçiyoruz.
Bu nedenle, bu tür etkinlikler için önceden hazırlanmış e-posta şablonları oluşturun, böylece sadece ne yazacağınızı düşünerek zaman kaybetmeyin. Bunun yerine, Yapışkan Notlarınızdan kopyalayıp yapıştırın. Önceden hazırlanmış bir e-postanızın olması gereken durumlardan bazıları şunlardır:
E-posta yoluyla özür dilemek .
Patronunuza veya meslektaşınıza teşekkür etmek.
Yeni bir projeyi kabul etmek.
Hastalık izni istemek.
Süre uzatımı talep ediyor.
E-postaları takip etmek.
İş arkadaşlarından projeyle ilgili güncellemeleri istemek.
Bir E-posta Kontrol Listesi Tutun
Satışla ilgileniyorsanız, yeni bir iş arıyorsanız veya müteahhit olarak çalışıyorsanız ve düzenli olarak e-posta göndermeniz gerekiyorsa, deneyebilir ve hangi e-postalarınızın harika sonuçlar getirdiğini ve hangilerinin başarısız olduğunu anlayabilirsiniz. Son olarak, içinde ele aldığınız ayrıntıları analiz edin.
Buna dayanarak, e-postalarınıza neleri ekleyeceğiniz ve nelerden kaçınacağınız konusunda Yapışkan Notlarınızda bir kontrol listesi oluşturun. Daha iyi sonuçlar elde etmek için, bu kontrol listesiyle oluşturduğunuz yeni e-postaların her birini göndermeden önce çapraz kontrol edebilirsiniz. Örneğin:
Konu satırım doğrudan alıcıya mı hitap ediyor?
Alıcıyı selamladım mı?
Başlangıçta iyi bir kanca var mı?
Bu e-postayla ilgili niyetim açık mı?
Düzelttim mi?
Gerekli belgeleri veya bağlantıları ekledim mi?
İyi bir harekete geçirici mesaj içeriyor mu?
İmza yeterince iyi mi?
Kullanıma Hazır Konu Satırlarının Bir Listesini Tutun
E-posta şablonlarına benzer şekilde, işinizi kolaylaştırmak ve süreci hızlandırmak için güçlü konu satırlarının bir listesini de tutabilirsiniz . Emin olmak için tam bir an için bir tane bulabilir, kalın harflerle kategorilere ayırabilir ve istediğiniz gibi kullanabilirsiniz.
Örneğin,
Teşekkürler [Tam ad]
Son E-postamdaki Karışıklık
Yeni Projeyi Kabul Ettiğim İçin Memnunum
Outlook'ta Hayatınızı Kolaylaştıracak Yapışkan Notlar
E-postalar zaman alabilir, ancak görmezden gelemeyeceğimiz bir şeydir. Bu nedenle, Yapışkan Notlar gibi bir araç kullanmak, bunları eskisinden daha hızlı göndermenize ve yanıtlamanıza yardımcı olabilir.
Ayrıca, tüm notlarınızı mobil cihazlarda OneNote ve Windows'ta Yapışkan Notlar uygulamasıyla eşitlemek bir başka mükemmel eklentidir.
Microsoft OneNote'un özelliklerine hala aşina değilseniz, onlar hakkında da okumayı düşünün.
